¿Cuántas veces has ido a un concierto, un festival o una obra de teatro? ¿Has participado en algún torneo del deporte? ¿Has tenido que ir a desayunos o comidas de trabajo y/o negocios?
No importa la naturaleza del evento en el que hayas estado: han hecho falta horas de trabajo para organizarlo. Los eventos son como los icebergs: solo se ve una pequeña parte de todo lo que lo compone, y ninguno es exactamente igual.
¿Por qué contar con una empresa que se encargue de la organización del evento?
Confiar en empresas como la nuestra, o cualquier otra relacionada con la organización de eventos, aportará la tranquilidad necesaria para que se lleve a cabo con garantías y sin grandes quebraderos de cabeza.
Un buen proveedor te ahorra tiempo y dinero, cuídalos.
La tranquilidad que ofrece una empresa o agencia de eventos, ahorra tiempo y dinero a las compañías en todos los sentidos, ya que tienen bases de datos y listados de proveedores con los que trabajan regularmente para cubrir todas las necesidades del cliente. Además, disponer de una buena red de contactos seguros y fiables para hacer frente a las dificultades que puedan aparecer — y que aparecerán —, son vitales en este sector. Hay muchos proveedores excelentes, pero solo unos pocos de verdadera confianza con los que, gracias a la experiencia e histórico de las agencias en otros proyectos, aumentará significativamente la buena labor de preproducción, solventando —o, al menos, minimizando— cualquier bache que pueda ir surgiendo a lo largo de todo el proceso.
Dejar en las manos del proveedor de confianza la realización de funciones más técnicas hará que la dirección de eventos se dedique a supervisar esos aspectos, optimizando el tiempo en reforzar otros temas vitales para que un evento sea todavía mejor de lo esperado.
LA CLAVE: Tómate tu tiempo y planifica antes.
Cuando se organiza un evento, debemos pensar en todos los factores que afectarán a su creación: tipología de evento, cuánto durará, invitados, lugar, si necesitaremos catering o no… y ordenarlo todo en un calendario de producción.
Nuestra misión principal será darle una respuesta eficiente a cada cuestión, siendo productivos y eficientes para conseguir que el evento cumpla todas nuestras expectativas y, sobre todo, las de nuestros clientes.
Compartimos aquí contigo lo que se consideran las 3 partes fundamentales de la organización de eventos y mencionamos brevemente algunas de las tareas que hay que tener en cuenta en cada una de ellas.
Preproducción
Es la fase de preparación del evento.
- Equipo humano: ¿Contamos con el número de personas necesarias para organizarlo o tenemos que conseguirlo? ¿Están en orden los contratos, seguros, temas de riesgos laborales…?
- Formato: ¿Es presencial o virtual? Los nuevos tiempos post-Covid han hecho que los eventos digitales estén a la orden del día.
- Elección de venue o espacio: Si no conoces muchos, hay plataformas como Venues Place que funcionan como buscador de espacios en los que realizar eventos según las necesidades. Sin embargo, en 3AW, gracias a nuestra experiencia, contamos con una gran selección de estos espacios y sabemos determinar en el momento preciso cual es el que mejor se adapta a las necesidades del cliente y no perder tiempo en su búsqueda. Para ello, lo importante es preguntarse, ¿es un evento formal o informal? ¿Un evento corporativo, de ocio, deportivo? ¿Cuántos invitados habrá? ¿Cómo queremos vestir el espacio? ¿Hay mobiliario suficiente? ¿Cuánto tiempo necesitamos para el montaje?
- Equipo técnico y montadores: microfonía, equipo de sonido, luces… ¿Necesitaremos técnicos o ya nos los ofrece el espacio?
- Catering: consideraremos propuestas que se adecuen al evento. ¿Hay temática predominante? ¿Hay intolerancias entre los invitados?
- Invitados, protocolos, seguridad e invitaciones: ¿Qué personas asistirán? ¿Hará falta seguridad? ¿Cómo y quién hará el save the date? ¿Cuándo se lo haremos llegar?
- Merchand: ¿Se regalará algún producto? ¿Tenemos al proveedor adecuado? Habrá que tener en cuenta los tiempos de producción, los de envío, etc.
- Acceso: ¿Hace falta contar con alguna empresa de ticketing como Eventbrite en la que podamos anunciar nuestra venta de entradas o solicitud de invitaciones?
En la preproducción podríamos incluir, en realidad, cualquier cosa que se nos ocurra que tengamos que preparar con anterioridad al día D. Esto servirá para tenerlo todo bajo control y, como ya hemos mencionado, ser capaces de solventar o minimizar los problemas que puedan surgir.
Producción
Aunque es cierto que entendemos como «producción» el proceso completo, es habitual llamar de la misma forma al evento en sí. Es el momento de la puesta en escena, de poner en marcha todo lo que se ha preparado durante la preproducción. En esta fase pueden surgir muchos imprevistos para los que un buen organizador de eventos debe estar preparado: cambios en los tiempos, en los invitados, en el contenido; fallos técnicos, bajas de personal… Aquí es donde es importante contar con una buena dirección de eventos.
Posproducción
El evento no termina cuando los invitados al evento se van a casa. La posproducción es, quizá, la parte menos visible de los eventos, así como una de las más importantes.
1º parte de la posproducción: el desmontaje. Es posible que el lugar contratado, necesite vaciar el espacio con urgencia, pues al día siguiente o en pocas horas tiene que realizar algún otro. La coordinación con todos los proveedores tendrá que ser milimétrica, pues el tiempo apremia.
2º parte de la posproducción: la valoración y análisis. Es el momento de evaluar, tanto de forma interna como con el cliente, si todo ha funcionado correctamente y si el evento ha tenido éxito o no. También es el momento de los agradecimientos (a los colaboradores, clientes y personas que, de una forma u otra, han hecho que el evento sea posible) – no te olvides de ello nunca, pues han colaborado contigo a las duras y las maduras. Y, por último, en esta parte también se incluyen cuestiones relacionadas con la administración: el cierre de presupuestos, el pago de facturas, etc.
En resumen, podría decirse que este es grosso modo el esquema de puntos que deberíamos tener en cuenta desde que se propone la organización de un evento, hasta que este se ejecuta y termina.
Sin embargo, si no quieres pasar por todo esto y no te ves capaz de organizar tu evento, en 3AW contamos con un equipo que te ayudará a organizarlo de la manera que deseas que salga, teniendo en cuenta tus preferencias y llave en mano para cubrir tus necesidades y hacer realidad tus ideas. ¿Hablamos?
